Staj Defteri stajın başladığı ilk iş gününden itibaren doldurulmaya başlanır. Staj süresi boyunca devam eder.

Staj defterinin her bir sayfası, staj dönemi boyunca her sayfa bir gün olacak şekilde gün gün tarihlendirilir ve numaralandırılır. Tarihler sadece iş günlerini kapsar. Staj tarihlerine dikkat edilerek, tarihler atlanmadan yazılır.

Staj defterinin her bir sayfasına, o gün yapmış olduğunuz işin sadece ne olduğunu değil, yaptığınız işlerle ilgili detaylı bilgiler yazmanız gerekmektedir (örn. hazırlanan solüsyona katılan malzemenin içeriği ve adı yazılabilir ama miktarı, ne kadar ölçüldüğü önemli değildir).

Eğer staj yaptığınız iş yerinde sadece size form doldurttu iseler, staj defterine “Formları doldurdum” yazmak yerine; Bu formların ne işe yaradığı, işlemin hangi aşamasında kullanıldığı, formda hangi alanların olduğu, hangi alanların nasıl doldurulduğu, nelere dikkat edilmesi gerektiği, formu kimlerin onayladığı, onay sırasında nelere dikkat edildiği gibi bilgiler yazılabilir. Ek olarak, doldurmuş olduğunuz bu formun örnek bir fotokopisini de staj dosyasının ilgili sayfasına yapıştırır ya da ek olarak staj dosyanıza ekleyebilirsiniz.

Staj defterinin günlük sayfalar halinde olması, günlük tutar gibi yazılacağı anlamına gelmemektedir. Staj dosyası sayfalarına sadece yapmış olduğunuz işin detayları ile ilgili bilgiler yazmalısınız. Prensip olarak, staj dosyasının her bir sayfasına, o gün içerisinde yaptığınız işlerle ilgili bilgiler yazmanız gerekmektedir.

Ancak bazen işler bir günde bitmez.

Örneğin, tüm staj boyunca sadece bir proje ya da iş ile ilgili çalışmış olabileceğiniz gibi sadece bir gün içerisinde birden fazla işte yapmış olabilirsiniz. Böyle durumlarda günlük değil, belirli bir işin aşamalarını staj defteri sayfalarına sırasıyla yazabilirsiniz.

Ayrıca bir gün içerisinde birden fazla işte yapmış olabilirsiniz. Bu durumda yapılan her bir işi, staj defteri sayfalarına yazabilirsiniz.

Herhangi bir işin yapılmadığı bir gün geçirmiş olabilirsiniz. Ancak bu, staj dosyasının o günkü sayfasını boş bırakacağınız anlamına gelmemelidir. Böyle bir durumda, o güne ait sayfaya daha önceki çalışmalarınızın devamı, çalışma konunuz ile ilgili teorik bilgi, kullandığınız ekipman, cihaz, yazılım ile ilgili bilgi ya da işyeri ile ilgili bilgiler yazabilirsiniz.

Staj defterinin sayfalarını doldururken, yapmış olduğunuz işi, işyeri politikalarına ters düşmeyecek şekilde fotoğraf, şema, çizim, proje, örnek form, fotokopiler gibi ek materyaller ile destekleyebilirsiniz.

Bazı işyerlerinde bu tip materyallerin işyeri dışarısına çıkarılması yasak olabilir. Bu nedenle bu tip materyaller için önceden izin almanız gerekebilir.

Mümkünse, o günkü iş ile ilgili materyali uygun büyüklükte kesip ilgili sayfaya yapıştırabilirsiniz.

Stajlarda karşılaşılan diğer bir problem ise, rutin (sürekli aynı şeylerin aynı şekilde yapıldığı) işlerdir. Eğer bu durumda bir stajyer iseniz, staj boyunca aynı şekilde çalışmak yerine, farklı bölümlerde çalışmayı talep etmeli, soru sormalı, bilgi toplamalı ve neyi niçin yaptığınızı sorgulamalısınız.

Sonuç olarak, staj defterinizin her bir sayfasına hep aynı şeyleri yazmamalısınız. Kurumdan elde edeceğiniz farklı bilgileri yazabilir, yaptığınız işte kullanmış olduğunuz cihazları, nasıl kullanıldıklarını ayrı ayrı yazabilirsiniz.

Staj defterinizin her bir sayfasını kurumdaki staj amirinize imzalatıp kaşeleterek onaylatmak zorundasınız, aksi halde onaylanmamış günler stajdan sayılmaz.

Kurumdaki staj amirinizin uygun gördüğü şekilde staj defterinizin her bir sayfasını ister günlük ister staj sonunda toplu bir şekilde onaylatabilirsiniz. Bu konuda öncelikle işyerinizdeki staj sorumlunuz ile görüşünüz.

Staj defteri hazırlarken ve hazırlamadan önce başlıca dikkate almanız gerekenler:

* Günlük olarak hiçbir not almadan kayıt tutmadan staj dosyanızı staj bittikten sonra yazmayı düşünüyorsanız, staj bittikten sonra yaptıklarınızı staj defterinize eksiksiz bir şekilde yazamayabilirsiniz.

* Neyi, nasıl, niçin ve hangi tarihte yaptığınıza dair not tutmaya çalışın. Ayrıca staj yaptığınız yere bağlı olarak fotoğraf çekebilir, gerekliyse şekil ve diyagramları fotokopi çekebilirsiniz.

* Eğer zamanınız uyuyorsa staj dosyanızı günlük olarak doldurun.

* Baştan savma ve özensiz bir şekilde hazırlanan staj defterleri kabul edilmeyecektir. Stajınız kabul edilmediği takdirde stajınızı tekrar yapmak zorunda kalırsınız.

* Staj defterinizi doldurup imzaları tamamladıktan sonra staj defterinizin bir fotokopisini alarak saklayınız!

* Zamanında (Eylül ayında akademik takvime göre planlanan derslerin başlama tarihinden önce, STAJ DEFTERİ bölüm sekreterliğine taahhütlü posta, kargo veya elden teslim edilecektir) teslim edilmeyen staj defterleri işleme alınmayacaktır. Dolayısıyla yine stajınızı tekrar yapmak zorunda kalabilirsiniz.

* Stajın, iş hayatına atılan bir adım olduğunu unutmayın.

* Sorumlularınız ile iyi geçinin, çevre edinin, çalışma hayatını tanıyın. Bu size hem tecrübe hem de mezuniyet sonrasında birçok kapıların açılmasını kolaylaştıracaktır.